日本では労働力不足の中、急速な技術革新が進行しており、人事業務の自動化はますます重要性を増しています。自動化は単なる効率化にとどまらず、戦略的な目標達成や法令遵守の強化、そして従業員満足度の向上にも寄与します。以下に、日本企業の特性に合わせた人事業務の自動化が可能な10の領域を、実際の事例や具体的なツールとともにご紹介します。

1. 社員のオンボーディング（入社手続き）

これは私の会社が開発しているWelcomeHRの得意分野です。例えば、大企業で毎年4月に300人の新入社員を迎える場合、紙を使った従来の方法では対応が困難です。しかし、電子化システムを導入したクライアントは、業務の効率化を実感しています。あるスキーリゾート会社では、WelcomeHRを使って、繁忙期に500人、閑散期に100人のスタッフを同じ人事チームだけで効率的にオンボーディングしています。一度デジタル化を経験すると、元の紙には戻れないと多くの企業が感じています。
WelcomeHR: www.welcomehr.jp

2. 勤怠管理

勤怠管理の自動化は一見当然のように思えますが、日本の一部の企業では未だに紙のタイムカードを使用しています。また、デジタル化しても、Excelシートでの管理は不正の温床となります。

一方で、弊社では過度なデジタル化の課題に直面しました。PCの使用時間を自動で記録するシステムを導入したところ、従業員が深夜や週末に個人的な目的でPCを使用した時間まで労働時間として記録されてしまいました。

自動化を進める際には、プライバシーへの配慮と正確性のバランスが重要です。

3. スケジュール管理

スケジュール管理を自動化すると高い業務効率化を実現できます。私はReclaim.aiというAIツールを活用して、予定を整理し、重要なタスクを忘れないようにしています。目標設定のための時間を確保し、レビューだけでなく、継続的なフィードバックの機会を設けることが大切です。

4. 休暇・欠勤管理

Excelでの休暇管理は非常に手間がかかります。シンプルなソフトウェアを活用することで、計算業務を簡素化できます。例えば、Time-Rはコストパフォーマンスに優れていますし、より高度なカスタマイズが必要な場合はキンタイミライが適しています。

• Time-R: https://www.time-r.com/
• キンタイミライ: https://kintaimirai.jp/

5. 採用活動と候補者のスクリーニング

日本の採用プロセスにおいて、自動化は効率化に貢献します。特にビデオ面接の分野では、Zenkigen社のハルタカやInterview Makerが優れたソリューションを提供しています。また、店舗やパートタイムの採用には、カンリー AI 面談が適しています。

• Zenkigenのサービス: https://zenkigen.co.jp/#service
• カンリー AI 面談: https://ai-interview.can-ly.com/

6. 福利厚生の管理

日本の複雑な福利厚生制度を管理するには、自動化が効果的です。パートタイム労働者向けにはカンリーのフクリー、オフィスワーカー向けにはBenefit Oneが市場をリードしています。個人的には、使いやすさからWantedly Perksをお勧めします。

• フクリー: https://fuk-ly.com/
• Wantedly Perks: https://www.wantedly.com/about/engagement/perk

7. 経費精算処理

一度経費精算システムを導入すると、その便利さから手放せなくなります。弊社のコンサルタントも、経費精算システムの導入を条件としています。FreeeやMoney Forwardが有名ですが、競争の激しい市場で成長しているTOKIUMも注目です。
TOKIUM 経費: https://www.keihi.com/expense/

9. 従業員アンケートとフィードバックの収集

この分野では、私が開発に携わったMotifyHRを利用しています。このツールの一番の特徴は、アンケートのスケジュールを自動化できる点です。匿名性と文化的な配慮が組み込まれているため、従業員が正直な意見を伝えやすい仕組みになっています。MotifyHR: https://motifyhr.jp/

10. 給与計算の処理

給与計算は、日本特有の複雑な税計算や社会保険料、賞与計算を含むため、自動化が不可欠です。これらの業務を正確に行えるツールを活用することで、コンプライアンスを維持しながら、効率的な処理が可能になります。ここには私がすごく好きな商品はあまり見つかっていないですが、真面目にやっているのは以下の二つです。

• かんたん給与　https://miroku.mjs.co.jp/kyuyo
• 給与奉行クラウド　https://www.obc.co.jp/bugyo-cloud/kyuyo

最後に

人事業務の自動化は、単なる効率化を超え、従業員がより価値のある業務に集中できる環境を提供します。日本企業の文化や規制に適したツールを導入することで、従業員満足度を向上させながら、バックオフィスの効率化を実現できます。

あなたの会社でも人事業務の自動化を始めてみませんか？ぜひこの記事をチームと共有し、未来の効率的な働き方を築きましょう！

ご参考いただければ幸いです！記事全体を初心者でも分かりやすく、日本の文化や規制に特化した形で仕上げました。追加や修正のリクエストがあればお気軽にお知らせください！